Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine wichtige gesetzliche Neuerung für alle Unternehmen in Kraft: Sie müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen, sogenannte E-Rechnungen, zu empfangen. Unternehmen, die E-Rechnungen noch nicht aktiv nutzen, sollten sich frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten. Dabei gibt es jedoch Übergangsregelungen: Für das Ausstellen eigener E-Rechnungen haben Unternehmen noch bis Ende 2027 Zeit.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine Rechnung im PDF-Format. Sie enthält maschinell auslesbare Daten, die das Bearbeiten und Archivieren erheblich erleichtern. Im Gegensatz dazu gelten einfache PDF-Dateien, die per E-Mail verschickt werden, oder gescannte Papierrechnungen nicht als E-Rechnungen.
Besonders verbreitet ist das ZUGFeRD 2.0-Format, bei dem eine spezielle PDF-Datei nicht nur den bekannten Rechnungsbeleg, sondern auch eine maschinenlesbare XML-Datei enthält. Alternativ gibt es das X-Rechnungsformat, das ebenfalls die Anforderungen erfüllt. Zukünftig wird der Vorsteuerabzug ausschließlich aus solchen E-Rechnungen möglich sein.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
Bis Ende 2024 sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie über eine geeignete Software verfügen, um E-Rechnungen zu empfangen, auszulesen und digital zu archivieren. Eine einfache Speicherung in E-Mail-Programmen wie Outlook oder das Ablegen in Windows-Ordnern reicht nicht aus. Es ist wichtig, dass die Software auch eine rechtssichere Archivierung ermöglicht.
Wer bereits eine Software für die Rechnungserstellung nutzt, sollte den Anbieter kontaktieren, um sicherzustellen, dass die Software die E-Rechnungsformate unterstützt. Unternehmen, die mit Steuerkanzleien wie unserer zusammenarbeiten, profitieren zudem, wenn ihre Software eine Schnittstelle zur DATEV bietet.
Unterstützung durch DATEV
Die DATEV bietet bereits heute zahlreiche Lösungen, um den digitalen Austausch von Belegen und Rechnungen zu ermöglichen. Mit DATEV Unternehmen online können digitale Belege sicher ausgetauscht und archiviert werden. Zudem ermöglicht das Zusatzmodul DATEV Auftragswesen Next Unternehmen, Ausgangsrechnungen im E-Rechnungsformat zu erstellen und automatisch zu archivieren. Für kleine Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen gibt es die DATEV E-Rechnungsplattform, die eine einfache Erstellung und Archivierung von E-Rechnungen erlaubt.
Weitere Informationen und hilfreiche Tools zur E-Rechnung finden sich auf der DATEV-Homepage (go.datev.de/e-rechnung) sowie auf den Seiten der IHK (www.ihk.de).
Mit der Umstellung auf die E-Rechnung stehen Unternehmen einige Veränderungen bevor, die jedoch auch zahlreiche Vorteile bieten. Bereiten Sie sich rechtzeitig vor, um ab 2025 rechtssicher agieren zu können!
Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite. Kontaktieren Sie uns, um gemeinsam die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden!
